Wie gute Ideen umsetzbar werden

Über 60% aller Projekte werden nach zuverlässigen Erhebungen nicht in der geplanten Zeit, im Rahmen des definierten Budgets und/oder mit dem erwarteten Nutzen zu Ende gebracht- oft scheitern sie sogar. Wenn es sich um Organisationsprojekte handelt, wenn also Menschen direkt betroffen sind, ist der Prozentsatz noch höher.

Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter (und deren Führungskräfte) gezielt zu coachen und ihnen aufzuzeigen, wie die guten Ideen auch tatsächlich umsetzbar werden.

Veränderungen sind nur erfolgreich, wenn fünf Mindestvoraussetzungen erfüllt sind:

1.    Das Ziel des Projektes/der Veränderung und damit die verbindliche „Messlatte“ müssen klar sein und allen Beteiligten gegenüber ehrlich und offen kommuniziert werden.

2.    Die Mitarbeiter müssen fähig sein (oder im Laufe des Projektes befähigt werden), die erforderlichen Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag, z.B.in den Arbeitsabläufen, umzusetzen. Hierfür müssen sie die Basis-Werkzeuge und Methoden des Projekt- und Prozess Managements kennen (lernen).

3.    Die Mitarbeiter müssen motiviert sein, die Ziele auch tatsächlich zu erreichen, und sich damit persönlich identifizieren.

4.    Die Maßnahmen müssen mit dem „Tagesgeschäft“ in Einklang zu bringen sein. Dafür ist es erforderlich, dass schnelle erste Umsetzungserfolge z.B. durch optimierte Prozesse Freiräume für andere Aktivitäten schaffen.

5.    Es muss ein verbindlicher Umsetzungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Terminen vorliegen, der regelmäßig nach gehalten wird..

Fehlt auch nur eines dieser Elemente, führt das zu den leider in vielen Betrieben festzustellenden Umsetzungsproblemen.

Die A’PARI Consulting GmbH hat aus ihren langjährigen Erfahrungen im Projekt- und Change Management ein Vorgehen entwickelt, wie Veränderungen in Organisation, Prozessabläufen und der IT-Unterstützung effizient und mit nachhaltigem Erfolg zu gestalten sind:

Phase 1: Potentiale erkennen

Welche Verbesserungspotentiale in der Prozessgestaltung und/oder IT-Unterstützung bringen das Unternehmen am meisten nach vorne? Möglichst viele Beteiligte und Betroffenen, Führungskräfte und Mitarbeiter,  werden in kurzen themenspezifischen Workshops eingebunden und erarbeiten die sinnvollen Verbesserungspotenziale.

Phase 2: Maßnahmen planen

Gemeinsam werden die erforderlichen Aktivitäten definiert und priorisiert sowie die Verantwortlichkeiten und Termine in dem Team erarbeitet.

Phase 3: Maßnahmen umsetzen

Oft genug verpuffen Maßnahmen, Termine werden wegen des Tagesgeschäftes verschoben Hier hilft es, die Verantwortlichen punktuell zu coachen und regelmäßig Erfolgskontrollen durchzuführen.

Unternehmen, die  Veränderungen schneller und besser umsetzen, haben nachweislich  Wettbewerbsvorteile. Es ist erstaunlich, wie erste Erfolge die Kollegen antreiben, sich aktiv in den Veränderungsprozess mit einzubringen. Schon nach wenigen Wochen werden so Maßnahmen erfolgreich umgesetzt. Parallel lernen die Mitarbeiter, durch den externen Coach unterstützt, die Grundlagen des Prozess- und Projekt Managements. Nach ein bis zwei Zyklen, geübt an konkreten  Aufgaben, kann die Organisation schon viel besser mit den erforderlichen Veränderungen umgehen.

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