Wie Sie heute eine rechtssichere Archivierung ohne offene Flanken für Ihr Unternehmen nutzen können.

(E-Mail nimmt mit über 75% an der Unternehmenskommunikation einen sehr hohen Stellenwert ein. Immer mehr Rechtsgeschäfte werden über E-Mail eingeleitet (Handels- / Geschäftsbriefe), durchgeführt (Aufträge / Bestellungen) und abgewickelt (Rechnungen etc.). Doch nur mit einer „rechtssicheren“ und strukturierten (zentrale) Ablage werden Information wieder gefunden und eine E-Mail erhält die dringend notwendige Beweiskraft.

Datenschutz und Kommunikationsrecht, Handels- & Steuerrecht haben jedoch ganz spezifische Anforderungen, die einer generischen Speicherung aller E-Mails enge Grenzen setzen. Sind diese nicht bekannt oder werden ignoriert, geht eine schnelle, rein technologiegetriebene Lösung nach hinten los:

Nicht alles, was technologisch machbar ist, ist auch juristisch erlaubt und ökonomisch sinnvoll!

Das betrifft aber nicht nur Großkonzerne: Durch die Verschärfung der Wirtschafts- und Steuerprüfungen und die immer häufigeren Datenskandale stehen gerade KMU vor der Frage, wie sich eine regelkonforme, arbeits- und datenschutzrechtlich konforme E-Mail-Archivierung planen und implementieren lässt.

Eine Investition in ein solches Archivierungssystem soll dabei nicht nur gesetzeskonform sein, das Unternehmen will auch einen wirtschaftlichen Nutzen daraus ziehen. Bei richtiger Herangehensweise gehören vor allem „versehentlich“ gelöschte E-Mails plötzlich der Vergangenheit an. Somit ist die Dokumentationskette für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, geschlossen, und es geht nichts mehr verloren.

Durch die hohen Anforderungen an eine „rechtssichere“ E-Mail-Archivierung reicht es nicht, eines der etwa neunzig (!) Produkte auf dem deutschen Markt nach Budgetlage anzuschaffen. Viele davon erfüllen die gesetzlichen Auflagen nämlich nicht vollständig und neben einer Fehlinvestition kommen somit offene (juristische) Flanken hinzu.

Auch einfach „ein Stück Blech“ anzuschaffen, dass – irgendwie – Mails speichert, ist nicht zielführend, denn eine E-Mail-Archivierung hat mindestens zwei Hauptzwecke:

1.)    Das Erhalten und Wiederfinden von Informationen
2.)    Die Erhöhung der Beweiskraft der Standard-E-Mails

Eine Standard-E-Mail hat keinerlei Beweiskraft, da sie leicht zu editieren ist. Es können jederzeit Texte verändert und Anhänge gelöscht bzw. neue hinzugefügt werden, ohne dass dies auf einem Ausdruck auf Papier oder als PDF zu merken wäre. Deshalb bringen solche Ablageformen (juristisch gesehen) so gut wir gar nichts.

Weiter zu beachten ist die private Nutzung durch die Belegschaft, die leider nicht generisch geregelt ist. Bei Missachtung einer etwaigen „betrieblichen Übung“ bzw. „Duldung“ werden Arbeitnehmerrechte verletzt. Es hat sich bewährt, die Nutzung durch die Mitarbeiter/innen vor der Implementierung eines Archivs schriftlich zu regeln, z.B. bei kleineren Unternehmen einzelvertraglich, bei größeren durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

Erst wenn alle Unternehmensanforderungen bekannt sind, wird ein geeigneter Anbieter am Markt selektiert, der die exakte Umsetzung der Anforderungen schriftlich darlegen sollte. Das Unternehmen kann die tatsächliche Umsetzung dadurch genau kontrollieren. Dies ist insofern wichtig, weil die (juristische) Verantwortung der Archivierung immer beim Auftraggeber verbleibt (auch bei Outsourcing)!

Diese etwas komplex anmutende Vorgehensweise ist mittel- bis langfristig die einzige Lösung, wenn alle Aspekte berücksichtigt werden und keine (juristischen wie wirtschaftlichen) Lücken verbleiben sollen.

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