Wie Sie mit Unified Communications Ihre Prozesse optimieren und dabei Kosten sparen – Fallstudie eines realisierten Projekts

Ein mittelständisches Unternehmen (Kosmetikbranche) aus dem Rhein-Main-Gebiet mit Niederlassungen in Frankreich und China wollte die internen und externen Kommunikationsprozesse optimieren, um auf gestiegene Anforderungen seitens der Kunden und Lieferanten schneller und effizienter reagieren zu können.

Da der bestehende Mietvertrag des bereits in die Jahre gekommenen Telefonsystems sich dem Ende neigte, plante unser Kunde, die Telekommunikationsinfrastruktur grundsätzlich zu erneuern. Die IT-Abteilung formulierte ihre Anforderungen und es wurden Angebote eingeholt.

Obwohl jedem der in Frage kommenden sieben Anbieter exakt dieselben  Anforderungen geschildert wurden, erhielt die IT-Leitung sieben Angebote mit den unterschiedlichsten Interpretationen und mit sieben verschiedenen, teilweise erheblich voneinander abweichenden Preisvorstellungen. In dieser Situation beauftragte das Management des Unternehmens das Beratungsunternehmen COM ADVICE, um bei der Beschaffung des neuen Kommunikationssystems und der Auswahl des geeigneten Systemanbieters zu unterstützen.

Nach erfolgter Bestandsaufnahme und IST-Analyse wurde unabhängig von den bereits vorhandenen Angeboten in einem Workshop mit den Projektbeauftragten unseres Kunden die Anforderungen an das neue Kom-munikationssystem mit neuen Leistungsmerkmalen (Unified Communications) definiert und schriftlich fixiert. Aus den Anforderungen wurden dann ein Fragenkatalog und ein Leistungsverzeichnis abgeleitet. Daraufhin wurden fünf von unserem Kunden ausgewählte Systemanbieter zu einer Ausschreibung eingeladen, so dass die formulierten Anforderungen objektiv miteinander verglichen werden konnten.

Das Ergebnis der Ausschreibung und der darauf folgenden Vergabeverhandlung war eindeutig. Der COM ADVICE-Berater empfahl unserem Kunden, das gemäß Ergebnisbericht leistungsfähigste System zu beauftragen. Zudem konnten in der Vergabeverhandlung die Preisvorstellungen der Systemanbieter nochmals erheblich reduziert werden. Besondere Vertragsbedingungen mit dem neu gewonnenen Anbieter und eine deutlich reduzierte monatliche Mietgebühr für die neue Kommunikationslösung ermöglichten es, die Kosten in diesem Bereich signifikant zu senken.

Insgesamt hat der COM ADVICE-Berater so dem Unternehmen im Bereich seiner Telekommunikationslösung eine direkte Kosteneinsparung in Höhe von rund 37% ermöglicht. Darüber hinaus konnte durch die neuen technologischen Möglichkeiten die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität im Workflow eines jeden Mitarbeiters deutlich gesteigert werden.

Durch herstellerneutrale Beratung mit anschließender Ausschreibung der gemeinsam entwickelten Anforderun-gen konnte ein Höchstmaß an Markttransparenz geschaffen werden, die es unserem Kunden enorm erleichterte, eine fundierte Entscheidung zu treffen – ganz abgesehen von dem positiven Ergebnis der Nachverhandlung durch COM ADVICE.

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